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Contrôle et enregistrement de la durée du travail: quelles sont les obligations de l’employeur ?

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L’employeur a l’obligation de décompter le temps de travail des salariés, excepté dans certains cas (salariés bénéficiant d’une convention de forfait ne comportant aucune référence à un horaire quelconque, cadres autonomes, cadres dirigeants etc.).

  • Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de décompte du temps de travail ?

– 1ère hypothèse: tous les salariés travaillent selon le même horaire collectif:

Lorsque tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe travaillent selon le même horaire collectif, un horaire établi selon l’heure légale indique les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail.

Aucun salarié ne peut être employé en dehors de cet horaire, sous réserve des dispositions des articles L. 3121-11, L. 3121-11-1 et L. 3121-15 relatives au contingent annuel d’heures supplémentaires, et des heures de dérogation permanente prévues par un décret pris en application de l’article L. 3121-52 (article D.3171-1 du code du travail).

– une obligation d’information des salariés et une obligation d’affichage (article L.3171-1 du code du travail):

L’employeur affiche les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos

Lorsque la durée du travail est organisée dans les conditions fixées par l’article L. 3122-2 (répartition des horaires sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année) l’affichage comprend la répartition de la durée du travail dans le cadre de cette organisation.

La programmation individuelle des périodes d’astreinte est portée à la connaissance de chaque salarié dans des conditions déterminées par voie réglementaire.

A défaut de précision conventionnelle contraire, dans les entreprises, établissements, ateliers, services ou équipes où s’applique un dispositif d’aménagement du temps de travail dans les conditions fixées à l’article L. 3122-2 (répartition des horaires sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année) ou à l’article D. 3122-7-1 (répartition des horaires sur une période de quatre semaines au plus), l’affichage indique le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l’accord ou le décret et, pour chaque semaine incluse dans cette période de référence, l’horaire de travail et la répartition de la durée du travail (article D.3171-5).

L’horaire collectif doit être daté et signé par l’employeur ou, sous la responsabilité de celui-ci, par la personne à laquelle il a délégué ses pouvoirs à cet effet (article D.3171-2 alinéa 1er).

L’horaire collectif doit être affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique. Lorsque les salariés sont employés à l’extérieur, cet horaire est affiché dans l’établissement auquel ils sont attachés (article D.3171-2 alinéa 2).

Toute modification de l’horaire collectif donne lieu, avant son application, à une rectification affichée dans les mêmes conditions (article D.3171-3).

L’employeur doit transmettre une copie de cet affichage à l’inspection du travail, préalablement à l’affichage (article D.3171-4 et D.3171-17) ; à défaut, l’employeur s’expose à des sanctions pénales: l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe (750 € – article 131-13 du code pénal), appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d’être sanctionnées au titre des dispositions de cet article (article R.3173-1 du code du travail).

Par arrêt du 17 janvier 1995, la chambre criminelle de la Cour de cassation a précisé que « l’horaire doit être affiché sur tous les lieux de travail où il s’applique et un duplicata de l’affiche doit être adressé à l’inspecteur du Travail territorialement compétent pour vérifier sur chacun de ces lieux l’application des dispositions du Code précité et des conventions et accords collectifs de travail » (Cass. crim. 17 janvier 1995 n°94.80081).

– 2nde hypothèse: tous les salariés ne travaillent pas selon le même horaire collectif:

Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés.

Les délégués du personnel peuvent consulter ces documents (article L3171-2 du code du travail).

L’article D.3171-8 du code du travail précise que pour chacun de ces salariés, la durée du travail est décomptée selon les modalités suivantes :
1° Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d’heures de travail accomplies ;
2° Chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d’heures de travail accomplies par chaque salarié.

Il a été jugé que la seule indication de l’amplitude journalière du travail, sans mention des périodes effectives de coupures et de pauses, ne satisfait pas aux prescriptions de cet article (Cass. crim. 25 janvier 2000).

Un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, doit être établi pour chaque salarié (article D.3171-12).

Il comporte les mentions prévues à l’article D.3171-11 ( nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit)  ainsi que:

1° Le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l’année ;
2° Le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis en application de l’article L. 3121-24 ;
3° Le nombre d’heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;
4° Le nombre de jours de repos effectivement pris au cours du mois, dès lors qu’un dispositif de réduction du temps de travail par attribution de journées ou de demi-journées de repos dans les conditions fixées par les articles L. 3122-2 et D. 3122-7-1 s’applique dans l’entreprise ou l’établissement.

Exceptions à l’obligation de décompter la durée du travail des salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif:

L’article D.3171-9 précise :

« Les dispositions de l’article D. 3171-8 ne sont pas applicables :
1° Aux salariés concernés par les conventions ou accords collectifs de travail prévoyant des conventions de forfait en heures lorsque ces conventions ou accords fixent les modalités de contrôle de la durée du travail ;
2° Aux salariés concernés par les conventions ou accords collectifs de branche étendus prévoyant une quantification préalablement déterminée du temps de travail reposant sur des critères objectifs et fixant les modalités de contrôle de la durée du travail (1).

NOTA: (1) Arret n° 303396 en date du 11 mars 2009 du Conseil d’Etat art. 2 :Le décret n° 2007-12 du 4 janvier 2007 est annulé en tant qu’il introduit un b) à l’article D. 212-21 de l’ancien code du travail, repris sous le numéro D3171-9.
L’article D.3171-10 précise:
La durée du travail des salariés mentionnés à l’article L. 3121-43 est décomptée chaque année par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées par chaque salarié.
Il s’agit des salariés qui peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année, dans la limite de la durée annuelle de travail fixée par l’accord collectif prévu à l’article L. 3121-39 :1° Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;

2° Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

  • Quelles sont les documents que l’employeur doit fournir à l’inspection du travail ?

L’employeur doit tenir à la disposition de l’inspecteur ou du contrôleur du travail des documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié; la nature de ces documents et la durée pendant laquelle les documents doivent être tenus à disposition sont déterminées par voie réglementaire (article L3171-3 du code du travail).

L’article D.3171-16 du code du travail précise la liste de ces documents et la durée pendant laquelle ils doivent être conservés:

1° Pendant une durée d’un an, y compris dans le cas d’horaires individualisés, les documents existant dans l’entreprise ou l’établissement permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié ;
2° Pendant une durée d’un an, le document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante ;
3° Pendant une durée de trois ans, les documents existant dans l’entreprise ou l’établissement permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les salariés intéressés par des conventions de forfait.

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L’auteure de cet article

Cet article a été rédigé par Maître Nathalie Lailler, avocate spécialiste en droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale.

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