Oui, la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 permet au salarié d’accéder au dossier professionnel détenu par l’employeur, qu’il soit conservé sur support informatique ou sur support papier.
L’article 39 de la loi précise:
I.-Toute personne physique justifiant de son identité a le droit d’interroger le responsable d’un traitement de données à caractère personnel en vue d’obtenir :
1° La confirmation que des données à caractère personnel la concernant font ou ne font pas l’objet de ce traitement ;
2° Des informations relatives aux finalités du traitement, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées ;
3° Le cas échéant, des informations relatives aux transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de la Communauté européenne ;
4° La communication, sous une forme accessible, des données à caractère personnel qui la concernent ainsi que de toute information disponible quant à l’origine de celles-ci ;
5° Les informations permettant de connaître et de contester la logique qui sous-tend le traitement automatisé en cas de décision prise sur le fondement de celui-ci et produisant des effets juridiques à l’égard de l’intéressé. Toutefois, les informations communiquées à la personne concernée ne doivent pas porter atteinte au droit d’auteur au sens des dispositions du livre Ier et du titre IV du livre III du code de la propriété intellectuelle.
Une copie des données à caractère personnel est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le responsable du traitement peut subordonner la délivrance de cette copie au paiement d’une somme qui ne peut excéder le coût de la reproduction.
En cas de risque de dissimulation ou de disparition des données à caractère personnel, le juge compétent peut ordonner, y compris en référé, toutes mesures de nature à éviter cette dissimulation ou cette disparition.
II.-Le responsable du traitement peut s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique. En cas de contestation, la charge de la preuve du caractère manifestement abusif des demandes incombe au responsable auprès duquel elles sont adressées.
Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas lorsque les données à caractère personnel sont conservées sous une forme excluant manifestement tout risque d’atteinte à la vie privée des personnes concernées et pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux seules finalités d’établissement de statistiques ou de recherche scientifique ou historique. Hormis les cas mentionnés au deuxième alinéa de l’article 36, les dérogations envisagées par le responsable du traitement sont mentionnées dans la demande d’autorisation ou dans la déclaration adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Le guide pour les employeurs et les salariés édité par la CNIL apporte des précisions sur les modalités de consultation du dossier professionnel du salarié, dans la fiche n°3 consacrée à ce sujet:
- Qui ?
Tout salarié ou ancien salarié justifiant de son identité a le droit d’accéder à son dossier professionnel auprès du service du personnel.
- Un droit d’accès à quelles données ?
A l’ensemble des données concernant le salarié, qu’elles soient conservées sur support informatique ou dans un dossier papier. Par exemple, les données relatives à son recrutement, à son historique de carrière, à sa rémunération, à l’évaluation de ses compétences professionnelles (entretiens annuels d’évaluation, notation), à son dossier disciplinaire, etc.
- Quelles sont les limites de ce droit d’accès ?
Le salarié ou l’ancien salarié n’a pas le droit d’accéder:
– aux données concernant la situation personnelle d’un tiers, notamment d’un autre salarié (par exemple un tableau comparatif des évolutions de carrière qui aurait été glissé dans le dossier);
– aux données purement prévisionnelles de carrière (par exemple une estimation de la carrière potentielle du salarié, un classement), sauf si ces données ont été prises en compte pour décider de son augmentation de salaire, de sa promotion, de son affectation, etc.
Un salarié doit ainsi pouvoir accéder à l’ensemble des données de gestion des ressources humaines qui ont servi à prendre une décision à son égard.
L’employeur a le droit de s’opposer aux demandes manifestement abusives, par exemple dans le cas d’un salarié qui exercerait son droit d’accès tous les 6 mois.
En cas de contestation du salarié, l’employeur doit démontrer que la demande du salarié est abusive.
- Comment s’exerce le droit d’accès ?
Le droit d’accès peut s’exercer soit sur place, soit par écrit, avec un justificatif d’identité. L’employeur doit répondre immédiatement si la demande est effectuée sur place, ou dans un délai maximal de 2 mois si la demande est écrite (ou s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place). Son éventuel refus doit être écrit, motivé et doit mentionner les voies et délais de recours. Une copie des données est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le simple coût de la copie peut éventuellement lui être réclamé. Les codes, sigles et abréviations figurant dans les documents communiqués doivent être expliqués, si nécessaire à l’aide d’un lexique.
Source: cnil.fr
Cet article a été rédigé par Maître Nathalie Lailler, avocate spécialiste en droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale.
Si vous souhaitez une réponse documentée ou un conseil, vous pouvez demander une consultation en ligne avec Maître Lailler ici.
J’ai oublié de préciser que je travailles à l’hôpital depuis 9ans, bientôt 10 et que j’ai fait de nombreuses demandes pr avoir un temps plein.
Bonjour Maître
Je travaille au Centre Hospitalier de Valenciennes à mi temps (imposé) en tant qu’ASH. Il y a 10mois 6 100% à ont fait appel au syndicat. Le lendemain de la réunion avec le syndicat, les chefs se sont mis sur notre dos. Nous ont accusé à tort de les avoir insulté, qu’on devait s’excuser ou on était licencié. Quand j’ai dit que j’allais porte plainte pour diffamation, finalement c’était plus moi mais quelqu un d’autre. Je suis en arrêt pr dépression depuis ce moment. J’ai même était convoqué par 4chefs en même temps en dehors des heures de travail ou on m’a fait de l’intimidation. Plusieurs mois après quand j’ai demandé une rupture conventionnelle, le syndicat a dit que ma chef avait dit que je ne pourrais pas négocier plus de 6000€ car apparemment un dossier disciplinaire est sur ma tête. J’ai été à la DRH pr en prendre connaissance, ils ont refusé. Est ce qu’il y a un organisme pr le voir svp ?
Bonjour Maître,
Je viens de recevoir une lettre avec AR concernant un entretien préalable pour un licenciement pour faute grave. Ne sachant pas ce que l’on me reproche exactement, j’aimerai m’en informer avant l’entretien. Puis-je récupérer mon dossier personnel en vue de me préparer à l’entretien avec toutes clés en main?
Quelles sont les démarches à suivre dans cette procédure ? Merci par avance.
Vice président d’une association (petit musée local) , j’ai un problème d’emploi du temps avec une salariée (employée territoriale de la mairie du village) ,mise à disposition par la mairie concernant la possibilité de déplacer de temps à autre un jour de repos. Je voudrai connaitre les termes de son contrat de travail concernant les horaires de travail, ses congés etc… et je heurte à un refus. Je voudrai juste avoir connaissance des termes porté concernant les temps, les horaires prévus au contrat et juste ces termes, en aucun cas ceux prévus au contrat concernant sa rémunération et ses donnés relevant de sa vie privée.
Comment faire? cela est il possible?
D’avance merci
Ph. Dubreuil
Bonjour Maître
Vrai ou faux, s’il vous plait, qu’une action en prud’hommes nuirait à sa carrière ?
J’ai 40 ans et l’entreprise où je travaille actuellement depuis juillet 2016 m’a déclaré sur l’indice erroné réservé aux moins de 26 ans. Enfin convoqué par la direction sur mon insistance : j’ai accepté dans un premier temps l’augmentation de salaire rétroactive depuis janvier 2017. Mais cette situation ne me satisfait pas pour deux raisons, car :
1- fait l’impasse sur leur erreur comptable sous le prétexte fallacieux qu’impossible de revenir sur le bilan échu 2016 : càd direction clairement de mauvaise foi/ code du travail article L3245-1
2- entérine mon manque à gagner sur mes 6 premiers mois de salaire, mais encore me rend complice de leur fausse déclaration à l’URSSAF… fraude passible de pénal.
Que me conseillez-vous Maitre ? – sachant que Je ne suis pas syndiqué et que le délégué du personnel aura sans doute alerté la Direction de mes droits bafoués selon mention des articles du code du travail que me communiquait le CIRA,…
En vous remerciant, Maître, de votre sollicitude, avec tous mes respects,
Léglise
Mon patron refuse de me faire voir une lettre dans mon dossier disciplinaire.y a t il un texte de loi qui l oblige à me la faire voir
mon employeur me permet d’avoir accès a mon dossier personnel en me précisant que les témoignages écrits cités dans le courrier de notification de sanction du début d’année 2018, » ne me seront pas accessibles et ce afin, d’une part, de respecter la confidentialité et, d’autre part, de préserver la sérénité de l établissement et d’éviter toute attitude de représailles. Est ce légal? Je vous en remercie par avance
Bonjour,
Pourrais-je récupérer mon dossier personnel auprès du responsable lorsque je quitte définitivement l’entreprise .
Bonjour!
Je travaille dans un hôpital et je voudrais savoir si lorsqu’on demande accès à notre dossier d’employé en personne ,l’employeur peut il refuser la consultation immédiatement ou a t-il l’obligation de fixer un rendez vous à l’employé? Je suppose que si l’employeur fixe un rendez-vous avec un délai il a certaines choses à cacher.Est-ce légal?
Merci.
Antoine Dreyer.
BNJ! sur place c pas possible il faut prendre un rdv en tout cas moi on vient d m envoyer mon dossier pro etb ya bcp d elements qui manque je compte saisir le conseil de pru d homme !moi je vous conseille de la demander par voie postale c mieux car bcp de paperasses et sur place vs avez pas le droit niç de photocopier ni de photographier donc un conseil envoi une lettre recommande avec accuz et attends deux mois sans reponse vs saisiser lE CNIL etn on les prud homme car ja ia saisi au pru d homme il ont rien fait mais au cnil c super l employeur m envoi le dossier en tt cas ya des elements ki manquent
merci
cordialment
Bonjour
Moi aussi je voudrais faire une demande auprès de mon employeur, avez-vous une lettre type?
Merci
Bonjour,
Je souhaite faire une demande à mon employeur pour que je puisse recevoir une copie intégrale de mon dossier personnel en tant qu’employé. Je travaille dans un hôpital dans le département de la pharmacie, je suis donc syndiqué. Avez-vous un modèle de lettre légal pour que je puisse faire ma demande par écrit et que je m’assure que mon message sois conforme (les phrases et mots exacts qui doivent être écrits).
Merci du suivi.
Mme Allard
bnj! vous puvez aller sur le site de CNIL / https://www.cnil.fr IL AYA DES MODELES
MERCI